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物证保管规范难：物证柜存放空间小、查找难、成本高，盘点工作耗时耗力；管理记录清晰难：出入库登记以手工台账或电子表格为主，字迹模糊、登记缺失、账实不符；
智能物证柜应用于公检法单位、政府机构等行业或部门的卷宗业务应用，智能卷宗柜完成卷宗的保管、立卷存放到期提醒、申领、使用过程中的归还提醒、卷宗使用日志等功能。通过案卷柜，可以有效的避免卷宗使用难以追踪、卷宗长时间存放难以查找，以及卷宗的日常梳理难题。
智能案卷柜在案件中心的建设过程中起到至关重要的作用。由于犯罪分子流动性较强，各地卷宗的流通是案件侦查的重要一环。
随着企事业、公检法单位的发展，各种信息档案资料数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，纸质信息存储出现迅速膨胀；而传统的案卷柜管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显，从而致使档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。鉴于目前卷宗柜管理存在的种种现状，智能物证柜的出现将解决这一现状。
“卷宗”是办案活动中的重要核心要素之一。在基层单位的办案实践中，警员往往要投入大量精力和时间做好卷宗核查取用、交还保管和梳理登记工作，不仅费时费力还容易出现差错，传统的案卷柜已经无法解决工作上的需求，反而降低了工作效率。
传统的公检法单位对于物证、案卷等涉密物品的管理，长期以来一直依赖于人工，而人工管理方式给工作带来了种种不便。通过智能卷宗柜可以改善各公检法单位的管理模式，减轻或解决人工管理模式存在的不足，案卷柜对涉密物品管理具有重要意义。下面我们来看看智能物证柜可以改善哪些不足？
公检法单位在使用传统卷宗柜时会有很多不便之处：工作人员的工作效能不便统计；涉案卷宗以往由办案人员分散式保管；卷宗保管的安全性、规范性很难保障；办案进度管控不全面等问题。但是随着互联网+的应用，市面上出现了智能卷宗柜，将智能物证柜运用到公检法单位，就可以彻底摆脱掉这些问题。
为进一步深化受制度改革，有效杜绝办案中因为“抽屉案件”造成拖延办案、人员超期羁押、案卷遗失等严重问题。智能物证柜的出现使警员手头资料等未破、在办、未结案卷定时定点存放在案卷柜中，对案件实行全流程监督管理，使大程度消除“问题”案件。所以，智能卷宗柜成为各公检法单位的心头好。
公检法单位的案件量大，办案办公经常混在一起，时间久了难免有点乱糟糟，案卷管理不规范，办抽屉案也司空见惯，甚至直接将案卷摊在桌上，没有标准化的功能分区。
无论哪种物证柜，时间久了都会有污垢、锈迹等问题，这就需要对其进行定期的日常维护和保养。若使用时间长，没有维护保养，在很大程度上，就会缩短其使用寿命。