中国石油天然气股份有限公司办公自动化系统档案管理子系统基于三层结构：第一层是浏览器客户端，提供用户与系统的友好访问；第二层是应用服务器，专司业务逻辑的实现；第三层是数据服务器（包括数据库服务器和 FTP 文件服务器），负责数据信息的存储、访问及其优化。本系统依据“全程管理，前端控制”的原则，由三个基于浏览器方式的平台和一个基于客户端方式的系统维护和管理软件组成。即归档预处理平台、业务管理平台、查询服务平台和管理客户端。
前端控制是指档案部门对于电子文件管理工作的介入向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。根据归档需求集中管理一份文件的相关信息，并将这些信息作为一个整体归档，从而在公文数据库与档案数据库间保持有机的联系。 归档预处理是指档案部门和文件形成部门共同参与完成的，促成电子公文向电子档案转化的一个过渡阶段。在此阶段，部门归档人员可以在档案管理员的指导下，对待归档公文的内容进行鉴定，区分其存档价值，从而最终划定保管期限；档案管理员对此进行审查，并确认是否允许归档。归档预处理平台只允许档案管理员和部门归档人员进入和操作。业务管理是指档案部门依职责，对已归档电子公文进行目录编制、统计、借阅、归还及鉴定销毁等操作的活动。业务管理平台只允许档案管理员进入和操作。查询服务平台是指借助于统一、友好的查询界面和多样化的检索工具，为一般办公用户提供网上档案查询和远程借阅服务的功能。
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